企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通仍然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。　

　　但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，为了不半途而废，我介绍的整理术都很简单。　

　　先准备下列几样工具吧：　

　　①托盘　

　　②透明文件夹　

　　③口袋式的透明文件夹　

　　④小文件柜（或抽屉式的小信箱）　

　　⑤大纸盒　

　　有了这些工具，再分三个步骤进行整理，只要您迈出第一步，后面就很简单了。　

　　文件分为“正在办理状态”和“保存状态”　

　　文件一般可分为两类：　

　　正在办理状态：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。　

　　已办、需保存状态：已处理完毕、但仍需要保存的文件，如合同、发票等。　

　　也就是说，正在办理的文件，等到办理完毕后，要么变成第二种状态，即需要保存起来，要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是——首先把文件大致分为以上两类。　

　　正在办理的文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。文件用完后应及时存放，存放时也应尽量使用透明文件夹，这样可以对文件内容一目了然。　

　　而那些已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。